Zähmen Sie Ihren Mail & Meeting-Dämon

5 Min. 27.07.2015 Barbara Friesenbichler

Mehr Führungskraft durch Zeitverantwortung

Der Multimedia-Wahnsinn hat einen Zahn zugelegt und spielt eine leider unrühmliche Rolle in unserem Zeitmanagement. Die Strategieberatung Bain & Company hat bei Untersuchungen erhoben, dass Führungskräfte heutzutage im Schnitt 30.000 E-Mails jährlich erhalten. In den 1970er-Jahren lag die durchschnittliche Zahl laut dem Beraterhaus gerade einmal bei 1.000 Anfragen pro Jahr.*

„Setzen wir einen Termin für ein Meeting fest.“ Auch dieser Satz steht schnell und vermeintlich harmlos im Raum. Sie hetzen von einer Besprechung zur nächsten und fragen sich am Ende eines Arbeitstages, was Sie von Ihrem Schreibtischberg abgearbeitet haben.

Der Zeitaufwand, der heute in Unternehmen für Meetings aufgewendet wird, ist enorm. Kaum jemand stellt eine Vollkosten-Rechnung an: Welche Personen mit welchen Stundensätzen verbringen wie viel Zeit in Besprechungen? Und vor allem womit?

Bain & Company hat zu diesem Thema Studien bei 17 US-Konzernen durchgeführt.* Demnach verliert ein Konzern mit 10.000 Mitarbeitenden pro Jahr durchschnittlich 60 Millionen US-Dollar, weil in den Meetings lieber E-Mails geschrieben und gelesen werden anstatt dass zugehört wird. Von 40 Wochenarbeitsstunden verbrachten die Mitarbeitenden im Schnitt 21 Stunden in Konferenzen, davon 8 Stunden in solchen, die man ersatzlos hätte streichen können. Für die besagte Studie befragte Bain & Company Tausende Personen, vom CEO bis zur Teamleitung. Zusammengerechnet bedeutet das: 7.000 Stunden pro Jahr (Zeitaufwand für die gesamte Führungsmannschaft) werden in einem durchschnittlichen Konzern in Konferenzen zugebracht.

Meetings sind wichtig. Sie dienen oft mehr als nur dem eigentlichen Thema. In Zeiten der vollständigen Digitalisierung sind menschliche Zusammenkünfte mittlerweile von echtem Wert. Jedoch wirklich nur dann, wenn diese Zeit auch für ein bewusstes Miteinander genutzt wird.

Die „Harvard Business Review“ hat eine Faustregel veröffentlicht, die diesen unkontrollierten Umgang mit Zeit, die heutzutage keiner mehr hat, bewusst kanalisiert und damit wieder steuerbar macht.

Faustregel für effektive Meetings: 8 – 18 – 1800

Erfolgreiche Meetings brauchen die Teilnahme der richtigen, relevanten Personen. Und nur dieser! **

  • Problemlösung oder Entscheidungsfindung: die relevanten 8 Personen, nicht mehr. Wenn offenbar mehr erforderlich sind, ist es noch keine Entscheidungsfindung, sondern eher ein Brainstorming.
  • Brainstorming: bis zu 18 Personen.
  • Termine, bei denen Informations-Input und -Updates geplant sind: Eine zentrale Stelle oder Person gibt Information für alle aus, die Zahl der Eingeladenen ist natürlich beliebig hoch. Soll jeder Teilnehmende einen kurzen Überblick geben und ein Austausch stattfinden, nicht mehr als 18 Personen.
  • Wollen Sie mit einer Veranstaltung die breite Masse erreichen, à la „ rallying the troops“, dann stehen im Rahmen von Großgruppen-Events (1.800 und mehr) alle Tore für alle offen.

* SPIEGEL 2015, online
** HBR März 2015, online