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Pro­zesse, Abläufe, Gewohn­hei­ten: Was kann weg?

02.09.2021 Christine Mössler, MBA

Hin und wieder auszumisten, tut gut und hat etwas Befreiendes. – Auch im beruflichen Umfeld, weiß Hernstein Trainerin Christine Mössler. Ihr Tipp: Fragen Sie sich, was gut funktioniert und was Sie nicht mehr brauchen oder zurücklassen können. Und zeigt Ihnen, wie Sie dabei am besten vorgehen und gemeinsam mit Ihrem Team unnötigen Ballast abwerfen.

Aus­mis­ten - Luft und Raum für Neues

Ist es Ihnen auch so gegangen? In Zeiten von Home­office, Home­schooling und dadurch 24/7-Home-Entertainment konnte es durchaus passieren, dass man sein Heim wieder mal genauer in Augen­schein nahm. Und feststellte, wie viel Nützliches neben weniger Nützlichem in den Regalen steht. Gleich­zeitig liebe ich das Gefühl, alte Teile aus dem Kleider­schrank zu entfernen, über­flüssigen Ballast zu entsorgen und damit wieder Luft und Raum für Neues zu schaffen. Dieses Ausmisten hat etwas Befreiendes.

Auch im Berufs­alltag sollten wir uns gelegentlich an Marie Kondo, der Bestseller­autorin und Expertin für richtiges Aufräumen, ein Beispiel nehmen. Ich möchte Ihnen daher ein Tool vorstellen, mit dem Sie und Ihr Team sich auf einen Streif­zug durch Ihren Berufs­alltag begeben können. Auf die Suche nach Abläufen, Prozessen und Gewohnheiten, die nicht mehr gebraucht werden und die man daher zurück­lassen sollte – oder die wahre Fund­stücke darstellen, die es verdienen, bewusst beibehalten zu werden. Das bewusste Reflektieren dieser "Fund­stücke" stärkt zudem Zusammen­gehörigkeits­gefühl, Vertrauen, Motivation und Engagement. Dies trägt gerade in unsicheren Zeiten maßgeblich zur Mitarbeiter­bindung bei.

Eines steht fest: Wir können und werden wieder Tempo aufnehmen. Da wäre es doch schade, wenn wir unsere Kräfte für nicht mehr Notwendiges verschwenden oder Sinnvolles unbeachtet liegen lassen.

Alles ist im Fluss(dia­gramm)

Orientieren Sie sich am Fluss­diagramm (siehe Abbildung) und starten Sie ganz oben. Beantworten Sie die Fragen nach­einander gemeinsam mit Ihrem Team. Ich empfehle, zunächst Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter um Feed­back bzw. Statements zu bitten, bevor Sie als Führungs­kraft Ihre Perspektive ergänzen.

So gehen Sie vor

Sie können die Bestands­aufnahme auf 4 unterschiedlichen Ebenen durchführen. Jede kann einzeln betrachtet werden, Sie können aber auch alle 4 hinter­einander durch­laufen. Definieren Sie zunächst die Ebene, die Sie mit Ihrem Team untersuchen möchten. Erklären Sie dann den Nutzen, den die Reflexion dieser Ebene haben kann. Sie moderieren den Prozess, jemand aus dem Team hält die Antworten schriftlich fest, zum Beispiel auf einem Flip­chart oder auch online.

1. Ebene: Unser Tages­ge­schäft

Im Fokus: Die fachliche/inhaltliche Arbeit im Team, im Besonderen die pandemie­bedingten Veränderungen der vergangenen Monate
Nutzen: Wir erkennen, was wir geleistet haben. Gleich­zeitig reduzieren wir Ballast, also Abläufe, "die immer schon so waren", aber nicht mehr alltags­tauglich sind.

2. Die Zusam­me­n­a­r­beit mit inter­nen Schnitt­stel­len – das große Ganze

Im Fokus: Die Zusammen­arbeit mit anderen Abteilungen des Unternehmens
Nutzen: Wir erkennen, welche internen Schnitt­stellen zu optimieren sind und wovon wir mehr brauchen (oder auch weniger). Wie von einem Aussichts­turm aus wagen wir den Blick auf die gesamte Organisation. Dadurch wird deutlich, dass wir alle Teile des "Uhr­werks" brauchen, damit wir funktionieren.

3. Unsere Zusam­me­n­a­r­beit im Team

Im Fokus: Die teaminterne Zusammen­arbeit, losgelöst von fachlichen und inhaltlichen Fragen
Nutzen: Wir erkennen, wo es in der team­internen Zusammen­arbeit unter Umständen Handlungs­bedarf gibt. Gleich­zeitig sehen wir, dass wir die Vergangenheit gut bewältigt haben und uns als Team nichts so schnell aus der Fassung bringen kann.

4. Die per­sön­li­che Ebene – Men­schen vor den Vorhang

Im Fokus: Auf der vierten Ebene betrachten wir die einzelnen Menschen. Dafür orientieren wir uns nicht am Fluss­diagramm, sondern stellen nur eine Frage:
Welche Stärken und Kompetenzen hat jedes einzelne Team­mitglied?
Nutzen: Auf dieser Ebene geht es darum, zu spüren, dass man ein wertvoller Teil des Teams ist und als solches gebraucht und geschätzt wird.
Vorgehensweise: Jedes Team­mitglied schreibt für jedes andere Team­mitglied Antworten auf folgende Fragen auf ein Kärtchen oder in ein Online-Dokument:

  • Das schätze ich ganz besonders an dir …
  • Das habe ich im Vorjahr vermehrt an dir wahr­genommen…
  • Eine Kompetenz, die ich an dir beobachtet habe …
  • Du hast wesentlich dazu beigetragen, dass …
  • Damit bereicherst du unser Team enorm …

Dann stellen Sie eine Auswahl an positiven Zuschreibungen aller Team­mitglieder zusammen und platzieren diese so, dass sie von allen regel­mäßig gesehen werden kann – sei es im Büro oder als Teil der Team-Jour-fixe-Präsentation. Hilfreich dabei sind Online-Tools wie zum Beispiel www.wortwolken.com. Durch das "Gesehen-Werden" und die damit verbundene Wert­schätzung werden Loyalität, Motivation, Zusammen­halt und Engagement gefördert – und damit der Kleb­stoff, der das Team zusammen­hält.


Lea­der­ship Magazin

Der Hernsteiner 1/2021 widmet sich dem Schwerpunkt "Gesundheit".  Die Kunst des Gleichgewichts. Die Härte weicher Fakten und das Hilfreiche an Ängsten. Neue Mittel gegen eine Volkskrankheit. Und jede Menge Pausentipps. Überraschende Antworten und frische Impulse.

Online-Mee­tings dyna­misch und effi­zi­ent durch­füh­ren

11. - 25.04.2023 + 1 weiterer Termin

Von Meetings wird erwartet, dass diese straff, kurzweilig und vor allem zielorientiert gestaltet werden. Bewährte Abläufe aus Präsenz-Meetings lassen sich dabei oft nicht in den virtuellen Raum übertragen. Erfahren Sie in diesem Online-Training, wie Sie Videokonferenzen effizient, ressourcenschonend und wirksam steuern. Und wie Sie nötigenfalls auch als Teilnehmerin oder Teilnehmer die Moderation unterstützen können.

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