Meetings sind gelebte Kultur

5 Min. 03.03.2015

Unproduktive Meetings verschwenden Ressourcen und schwächen die Kultur eines Unternehmens. Als Führungskraft können Sie eine ganze Menge tun, um die Kultur der Meetings in Ihrem Einflussbereich zu verbessern.

Kein Meeting ohne definierte Ziele

Verweigern Sie Ihre Teilnahme, wenn nicht schon vorher klar ist, mit welchem (Meta-) Ziel die Besprechung angesetzt wurde. Es ist Zeitverschwendung, zusammenzukommen, um „einmal über die Sache zu reden“. SMARTe Ziele sind spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitlich definiert. Das Aussenden einer Agenda mit der Formulierung des Ziels zu jedem Punkt der Tagesordnung sollte selbstverständlich sein. Das setzt gute Vorbereitung von Seiten des Moderators oder der Moderatorin voraus.

Moderation professionalisieren

Als Führungskraft unterstützen Sie Moderatorinnen und Moderatoren am besten, wenn Sie ihnen einen möglichst klaren Auftrag erteilen. Das kann beispielsweise heißen, dass Sie mit ihnen die Ziele für die Agendapunkte definieren oder gemeinsam darüber nachdenken, was zum Erfolg des Meeting  beitragen könnte.

Seien Sie sich Ihrer besonderen Rolle bewusst, wenn Sie an dem Meeting teilnehmen. Sie unterstützen Ihre Mitarbeiterin oder Ihren Mitarbeiter am meisten, wenn Sie den Prozess beobachten und fragend sanft unterstützen. Oft ist es beispielsweise herausfordernd für den Moderator, Vielrednerinnen und -redner in ihre Schranken zu weisen. In diesem Fall könnten Sie einspringen und andere Teilnehmende um ihre Sichtweisen bitten. Oder Sie können die Ergebnisse zusammenfassen, wenn Sie bemerken, dass die Moderatorin darauf vergisst.

Machen Sie die Reflexion nach dem Meeting zum Teil des Prozesses. Im Zweiergespräch können Lessons Learned herausgearbeitet werden. Was ging gut? Was weniger? Wurden die gesteckten Ziele erreicht? Was hat dazu beigetragen? Was könnte beim nächsten Mal besser gemacht werden? Diente die Zusammensetzung der Gruppe der effizienten Bearbeitung des Themas? Kamen alle zu Wort? Wie ging der Moderator bzw. die Moderatorin mit Vielrednern und Dauerschweigern um?

Ergebnisprotokolle sind das gemeinsame Gedächtnis

Knappe und übersichtliche Protokolle fassen die wesentlichen Beschlüsse zusammen. Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer werden um ihre Zustimmung bzw. ihre Korrekturen gebeten. Auf ein solcherart abgestimmtes Ergebnisprotokoll kann im Zweifelsfall zurückgegriffen werden. Gleichzeitig kann es als Checkliste dienen, die abgearbeitet wird.