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Kün­di­gungs­ge­sprä­che führen: Wie sag ich's richtig?

25.02.2021 Matthias Köb

Wie bereite ich mich auf ein Trennungs­gespräch vor? Und welche Schritte sind zu setzen? Der Führungs­kräfte-Coach Harald Schmid erklärt, wie man ein Kündigungs­gespräch möglichst souverän und für beide Seiten erträglich führt.

Herr Schmid, eine Kündigung beginnt nicht erst mit dem Trennungs­gespräch. Wie kann sich eine Führungs­kraft darauf vorbereiten?

Harald Schmid: Da muss man unter­scheiden: Ist es eine individuelle Trennung von einer einzelnen Person oder handelt es sich um eine größere, betriebs­wirtschaftlich bedingte Kündigungs­welle? Bei Letzterer werden die Trennungs­prozesse zentral – meistens vom Personal­bereich – vor­bereitet und gesteuert. Bei einer Einzel­kündigung handelt die unmittelbare Führungs­kraft in Eigen­verantwortung. Der erste Schritt ist die Entscheidung dafür. Die passiert ja nicht von heute auf morgen. Habe ich die Entscheidung getroffen, beginnt die Vorbereitung auf das Gespräch.

Welche Schritte sind zu setzen?

Auch für Führungs­kräfte ist eine Kündigung eine emotionale Belastung. Umso wichtiger ist die Vorbereitung, beginnend damit, dass man alle notwendigen Fakten kennt. Habe ich zusätzlich Informationen zum sozialen Umfeld der betroffenen Person? Dann kann ich über­legen, was ich ihr an­bieten kann: Hilft es der Person, wenn ich die Kündigungs­frist verlängere? Kann ich eine zusätzliche Abfindung bieten? Kann ich der Person eine externe Beratung zur Seite stellen, die ihr bei der beruflichen Neu­orientierung hilft? Ziel bei einer Trennung sollte immer eine ein­vernehmliche Lösung sein. Das unter­bindet arbeits­rechtliche Risiken und führt gleichzeitig dazu, dass ich als Führungs­kraft weniger unter Druck komme.

Dennoch muss man damit rechnen, dass das Gegen­über emotional reagiert. Wie geht man mit Emotionen im Trennungs­gespräch um?

Je überraschender die Trennung ist, desto un­berechenbarer wird die Situation. Ich muss mir Gedanken machen, ob ich im Vor­feld bereits entsprechend kommuniziert beziehungs­weise entsprechendes Feedback gegeben habe oder ob die Kündigung aus heiterem Himmel passiert. Eines ist jedoch sicher: Egal, welche Emotionen hoch­kommen, das muss eine Führungs­kraft aus­halten.

Gerade bei Teams, in denen eng zusammen­gearbeitet wird, möchte ich der Person doch zeigen, dass mir die Trennung leid­tut.

Natürlich sollte ich nicht dort sitzen wie ein Eis­block. Ich kann versuchen, die Emotion auf­zufangen und zu vermitteln, dass ich verstehe, dass es eine harte Botschaft ist. Aber ich kann nicht so tun, als würde ich ver­stehen, was mein Gegen­über fühlt. Schließlich bin ich ja nicht selbst betroffen von der Kündigung. Ich kann nicht jemanden kündigen und gleich­zeitig versuchen, die Person auf­zurichten.

In einem früheren Interview haben Sie gesagt: Eine Kündigung sollte fair und sauber ablaufen. Was kann ich tun, wenn die betroffene Person die Kündigung als unfair empfindet?

In erster Linie geht es dabei um meine Haltung als Führungs­kraft. Ich habe schon viele Kündigungs­gespräche mit­erlebt und noch nie hat die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter gesagt: Sie haben recht! Egal, wie gut man vor­bereitet ist, und egal, wie gut das Gespräch geführt wird, die Person wird es in diesem Moment nicht als gerecht empfinden, sie verspürt einen Schmerz. Hin­gegen kam es immer wieder vor, dass der oder die Gekündigte im Nach­hinein gesagt hat: Die Botschaft hat mich zwar sehr getroffen, aber für die Art und Weise der Mitteilung möchte ich mich be­danken.

Kann man Trennungsgespräche üben?

Bis zu einem gewissen Grad schon, zumindest den Einstieg. Wenn man gut in das Gespräch rein­kommt, ist man im weiteren Verlauf viel sicherer. Und ja, auch Trocken­training macht Sinn, um zumindest den Ablauf des Gesprächs einmal durch­zugehen. Sonst kann es passieren, dass mir das Heft des Handelns aus der Hand genommen wird und die betroffene Person vielleicht sogar das Gefühl kriegt, sie könne die Entscheidung verhandeln.

Wie sollte der Ablauf des Gesprächs idealer­weise ab­laufen?

In jedem Trennungs­gespräch geht es um eine klare Botschaft: Es ist aus und das ist Fakt. Das ist das Wichtigste. Deshalb gilt es, nicht mit Small Talk zu beginnen, sondern möglichst rasch zum Punkt zu kommen. Oft macht es meiner Erfahrung nach auch Sinn, die Information über die Trennung relativ kurz zu halten und die Details in einem zweiten Gespräch zu klären. Sprich: Botschaft übermitteln, Emotionen auf­fangen, sicher­gehen, dass die Information auch an­gekommen ist, und dann ein Follow-up-Gespräch fixieren.

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