E-Mail statt Meeting? Tipps für Ihre Kommuni­kation

7 Min. 04.09.2019 Mag. (FH) Michaela Kreitmayer

Alles ist im Wandel - auch die Arbeitswelt. Das oberste Gebot dabei: Probleme effizient zu lösen und vor allem flexibel zu sein, zeitlich und auch räumlich. 52 % der befragten Führungskräfte im Hernstein Management Report 02/2019 zum Thema "Gemeinschaftssinn und Teamwork in Zeiten der Individualisierung" sind für Mitarbeitende verantwortlich, die immer wieder disloziert, im Homeoffice, Außendienst oder einem anderen Unternehmensstandort, arbeiten. Ein Change, der sehr gut geklappt hat, wie 71 % der Führungskräfte angeben.

E-Mail is King

Ein Grund dafür liegt wohl darin, dass für die Mehrheit (65 %) das E-Mail der wichtigste Kanal für den Wissensaustausch geworden ist. Erst dann folgen Meetings, die von 57 % regelmäßig genutzt werden. Beliebt sind auch informelle Treffen an der Kaffeemaschine, die 54 % zum Teilen von Informationen dienen.

Im Kommen, vor allem bei den unter 40-Jährigen, ist WhatsApp, das längst Einzug auch ins Geschäftsleben genommen hat und bereits von 32 % beruflich verwendet wird. Mittlerweile gibt es übrigens noch weitere Messagerdienste, mit denen Sie etwa die Arbeitsverteilung in Ihrem Team (z.B. mit Trello oder Asana) oder die Kommunikation und Projekte in Channels organisieren können (z.B. Slack).

Meetings bewusst steuern

Übrigens: Je größer das Unternehmen, umso mehr Meetings finden statt. In Organisationen mit mehr als 1000 Beschäftigten kommt der Informationsaustausch am gemeinsamen Tisch auf 60 %, während in kleineren Unternehmen unter 10 Mitarbeitenden Meetings nur von 47 % regelmäßig genutzt werden.

Sie wollen sich auch im persönlichen Gespräch noch effizienter vernetzen? Wir haben einige Tipps für Sie zusammengestellt, wie das garantiert gelingt:

  • Kommunizieren Sie differenziert
    Überlegen Sie sich: Wann ist ein Austausch unbedingt erforderlich? Und mit wem? Die besten Formate dafür: Kurzmeetings, in denen die Prioritäten rasch auf den Punkt gebracht werden. Für unkomplizierte Lösungen geeignet ist ein Pop-up, also das informelle Besprechen in der Teeküche. Entscheiden Sie sich für Fokus-Meetings, wenn es um Wesentliches geht. Wichtig dabei: eine klare Agenda samt moderiertem Ablauf.
  • Halten Sie sich an klare Regeln
    Das persönliche Gespräch ist wichtig, zugegeben, aber bitte nicht im Rahmen von wichtigen Meetings. – Geeignet ist ein schneller Smalltalk hingegen durchaus als kurzes Einstiegsritual, quasi als Check-in. Hält man sich streng an den vorgegebenen Ablauf, wird das Denken gleich unbeschwerter und fokussierter. Das bringt’s. Versuchen Sie es.
  • Räumen Sie auf
    Ein bisschen Info-Detox schadet nie. Lassen Sie daher weg, was nicht unbedingt erforderlich ist. Denken Sie besser daran, was Sie im Moment brauchen und was Sie getrost weglassen können. Sie müssen nicht alles wissen. Können Sie auch nicht.

Jedes Thema hat seinen Kommunikationskanal. Überlegen Sie, welches Format für Sie am besten geeignet ist und für welche Aufgabe. Fest steht: Die Mischung macht’s. Probieren Sie es aus.