Zeit- und Selbst­ma­na­gement

Die Ziviltechnikerkanzlei Kofler ist führend in der Begleitung von ökologisch verträglichen Projekten. Das 10-köpfige Team besteht aus engagierten und hochmotivierten Expertinnen und Experten. Die Thematik Bauen und Umwelt ist hochsensibel und verlangt nach Personen, die es gewohnt sind, vernetzt zu denken. Die Ansprüche an die eigene Arbeitsqualität sind sehr hoch. Das führt in der täglichen Arbeit immer wieder zu Herausforderungen. Nämlich da, wo die eigenen Ansprüche an die Arbeitsqualität durch den Faktor Zeit limitiert werden. Das „magische Dreieck“: Zeit – Qualität – Kosten im Projektmanagement auszubalancieren ist eine tägliche Aufgabe, die nicht immer optimal gelöst  werden kann.  Eine latente Unzufriedenheit bleibt dann zurück – mit Auswirkungen auf die gesamte Teamleistung.

Dr. Hugo Kofler fasste den Entschluss, hier nachhaltig Abhilfe zu schaffen. Das Ziel für die  Zusammenarbeit mit Hernstein wurde gemeinsam so formuliert: Zufrieden mit der eigenen Leistung sein, kein schlechtes Gewissen haben, wenn nicht alles „perfekt“ fertiggestellt werden kann und verstehen, dass es auch Kostenzwänge gibt.

So sieht die Lösung  aus…

Somit war klar: dieses Training konnte kein einfaches „Zeitmanagementseminar“ sein, sondern setzte an mehreren Ebenen an:

Klare Rollen –  Ohne ein eindeutiges Bild der Hauptaufgaben ist es kaum möglich zu fokussieren und entsprechende Prioritäten zu setzen. Das Team bleibt hinter den Leistungsmöglichkeiten zurück. Im Seminar wurde eine klare Rollenbeschreibung erarbeitet und die Hauptaufgaben abgestimmt.

Prioritäten setzen – ein entscheidender Faktor für den Erfolg sind klare Prioritäten. Welche Prioritäten wir setzen zeigt, was für uns selbst wichtig ist und vorrangig behandelt werden soll. Prioritäten sind das Resultat eines komplexen Abstimmvorgangs zwischen den Eigeninteressen, Kundeninteressen und den Interessen der Organisation. Im Seminar wurden anhand des bekannten „Eisenhower-Modells“ Tätigkeiten einer kritischen Analyse unterzogen und neue Gewichtungen vereinbart.

Organisation und Zusammenarbeit – Auf dieser Ebene analysierten die Teilnehmenden gemeinsam die bestehenden Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit. Es wurde eine gemeinsame Stärken-/Schwächenanalyse durchgeführt und am Ende des Prozesses ein konkreter Maßnahmenkatalog erstellt.

Individuelles Selbstmanagement - Basis für ein erfolgreiches Selbstmanagement ist die Fähigkeit sich selbst zu steuern. Diese umfassende Kompetenz beschreibt die Fähigkeit des Menschen, die psychischen Prozesse so zu koordinieren, dass zielgerichtetes und selbstbestimmtes Handeln möglich wird.  Das Team hat  im Seminar einen wissenschaftlich fundierten Online-Test (entwickelt von Julius Kuhl, Universität Osnabrück) ausgefüllt. Sie erhielten  solide Informationen zu den Stärken und Schwächen ihrer Selbststeuerung in 13 Dimensionen. Aus dem Test konnten für jeden Teilnehmenden konkrete Strategien abgeleitet werden, die nachhaltig die Selbststeuerung verbessern. Durch diese Selbstreflexion wurden die Teilnehmenden auch offener gegenüber der Arbeitsweise ihrer Kolleginnen und Kollegen.

Vorteile unseres Ansatzes

Durch die Reflexion der eigenen Rolle und Aufgaben wird  die eigene Stellung im Team klarer. Die Teilnehmenden lernten Methoden zur  Ziel- und Prioritätensetzung kennen. Durch das bewusste Auswählen von Tätigkeiten wird Stress und Verzettelung vermieden. Die bessere Kommunikation im Team verbessert die Absprache untereinander und Reibungsverluste werden weniger. Die nachhaltigen Impulse zur Verbesserung der Selbstführung bieten ein facettenreiches Bild mit individuellen Ansatzpunkten. 

Das sagt der Trainer

"Zeit- und Selbstmanagementseminare mit nachhaltiger Wirkung zu realisieren ist mir ein großes Anliegen. Ich bin überzeugt, dass Nachhaltigkeit nur dann erreicht werden kann, wenn nicht nur Tools und Techniken vermittelt werden, sondern auch Impulse zur Selbstreflexion gesetzt werden. Die Zusammenarbeit mit ZT-Kofler war ein Glückfall: alle Beteiligten waren bereit, sowohl ihr individuelles Selbstmanagement als auch die Zusammenarbeit im Team zu reflektieren. Dabei gab es durchaus Reibungen! Aber daraus entstand eine neue Energie und Veränderungsprozesse beginnen."

  • Mag. Gregor Heise

Das sagt der Kunde

"Die Stärke des Teams von ZT KOFLER Umweltmanagement liegt in der hohen fachlichen Kompetenz. Um den Spagat zwischen Wirtschaftlichkeit und fachlicher Arbeit erfolgreich zu bewältigen, bedarf es der laufenden, aktiven Weiterentwicklung im Zeit- und Selbstmanagement. Gregor Heise hat es im Seminar verstanden, auf das Team individuell einzugehen und die Punkte mit Handlungsbedarf ans Tageslicht zu bringen. Die professionelle Organisation durch das Hernstein Institut hat einen wichtigen Beitrag zum Erfolg des Seminars und zur Qualitätssteigerung im Team von ZT KOFLER Umweltmanagement geleistet."

  • Auftraggeber Dr. Hugo Kofler